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參加展會(huì)的流程和注意事項(xiàng)
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作者:尚合會(huì)展
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發(fā)布時(shí)間: 2019-07-30
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1、申請(qǐng)參展
選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄申請(qǐng)文件。給公司這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。
2、填好參展表格、
回傳給展會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣，展位便得到最后的確定。
3、費(fèi)用預(yù)算
參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的10%，作為不可預(yù)見費(fèi)用的支出。
4、展臺(tái)位置
展臺(tái)的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，
或者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請(qǐng)表格遞交給展會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。
（1）標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)
除國內(nèi)某些大型商品定貨會(huì)仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì)的展位面積為9平方米（3米×3米），成為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。展會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌（長1米，寬50厘米，高80厘米），二把椅子，220V5A三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫楣板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，楣板文字是單位名稱。展覽會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對(duì)觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果越早申請(qǐng)參展，越有機(jī)會(huì)向展會(huì)主辦者尋求該種展位。
（2）特殊裝修
超過四個(gè)或者四個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，可以只預(yù)定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。
展會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時(shí)要特別注意，如果用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。
5、注意事項(xiàng)
家俱：大多數(shù)參展商會(huì)有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。展會(huì)組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。水、電、煤氣。如果在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，展會(huì)主辦者會(huì)安排、并可以提供這些服務(wù)。
物品保管：展覽期間，展會(huì)組織者對(duì)展會(huì)提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢財(cái)?shù)取?/span>
包裝箱的存放：
展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會(huì)收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時(shí)，包裝材料會(huì)退還或自行領(lǐng)走。
展品的運(yùn)輸：
展會(huì)主辦者會(huì)在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。
布展和撤展
展會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，展會(huì)的布展時(shí)間為３天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在展會(huì)最后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開始撤展。
清潔服務(wù)
展會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)
6、參展細(xì)節(jié)
參展證：參展人員報(bào)到時(shí)，展會(huì)主辦者會(huì)提供參展工作證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。
入場(chǎng)券：展會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開幕式請(qǐng)柬，這給公司提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來參觀和見面。
會(huì)刊：每個(gè)展覽會(huì)都要出版一期展覽會(huì)會(huì)刊或參展商名錄，可免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì)的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì)的延續(xù)。那些在展覽會(huì)上沒有看到公司的參觀人員，那些沒有來參觀該展覽會(huì)的人們，都可以在會(huì)刊中找到公司的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi)，在會(huì)刊上刊登廣告，其效果當(dāng)然更加明顯。
場(chǎng)地廣告： 除會(huì)刊宣傳外，展會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)最早占領(lǐng)有利的位置。
技術(shù)講座：部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除展會(huì)特別要請(qǐng)的專題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，非普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是公司發(fā)展的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，展會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。
舉辦活動(dòng)及租用會(huì)議設(shè)備： 為了吸引觀眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎(jiǎng)活動(dòng)，發(fā)送小紀(jì)念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應(yīng)在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到最好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、VCD、DVD等。
參展人員的選用：選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應(yīng)具備以下基本條件：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專業(yè)知識(shí)；對(duì)產(chǎn)品的性能、材質(zhì)、價(jià)格有較全面的了解；自信、適應(yīng)能力強(qiáng)；性格外向，易于與各種人交談；有參展經(jīng)驗(yàn)；身體健康，樂于出差。
著裝： 除日用消費(fèi)品、食品的展銷活動(dòng)、娛樂性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷活動(dòng)的需要外，展覽會(huì)期間應(yīng)穿著正式服裝。首先，在展位里參會(huì)人員是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對(duì)參觀者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。
食宿：如果對(duì)展覽所在的城市不熟悉，可以住宿在展會(huì)推薦的招待所、賓館和飯店。展會(huì)組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來往展館交通方便并且價(jià)格適中。通常情況，展會(huì)會(huì)安排展覽期間的午餐供應(yīng)。
展覽資料的準(zhǔn)備： 參加展覽會(huì)之前要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì)超過預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。會(huì)后的聯(lián)系
展會(huì)期間，參觀者只是對(duì)公司有了粗淺的認(rèn)識(shí)，真正的生意往往會(huì)來自于會(huì)后。展覽會(huì)雖結(jié)束，生意則剛剛開始。所以切記兩點(diǎn)：
第一點(diǎn)，展會(huì)期間的客戶訪談?dòng)涗洠@是第一筆財(cái)富；
第二點(diǎn)，會(huì)后資料的整理：客戶跟蹤聯(lián)系。
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